Was Unternehmen zum Entgelttransparenzgesetz 2026 wissen müssen
Ab 2026 gelten in Deutschland neue, verbindliche Anforderungen zur Gehaltstransparenz. Sie basieren auf der EU-Richtlinie 2023/970, mit der eine faire Entlohnung unabhängig vom Geschlecht sichergestellt werden soll. Arbeitgeber sind künftig verpflichtet, ihre Entgeltstrukturen offenzulegen und zu überprüfen, auch dort, wo bisher keine objektiven Bewertungsmaßstäbe dokumentiert wurden. Es empfiehlt sich, bereits jetzt mit der internen Prüfung zu beginnen, um strukturelle Lücken frühzeitig zu erkennen. Dieser Beitrag erläutert die zentralen Anforderungen und zeigt, wie Unternehmen sich fundiert auf die Umsetzung vorbereiten können.
Rechtliche Änderungen durch das Entgelttransparenzgesetz 2026
Mit Inkrafttreten der neuen Regelungen müssen Unternehmen ab 100 Beschäftigten regelmäßig Entgeltanalysen durchführen, bei denen geprüft wird, ob vergleichbare Tätigkeiten auch vergleichbar entlohnt werden. Ab 250 Angestellten sind zusätzlich Berichte zu erstellen, die extern veröffentlicht oder behördlich übermittelt werden müssen, wie es im Rahmen der nationalen Umsetzung sowie in juristischen Fachkommentierungen zum Richtlinientext erläutert wird.
Im Mittelpunkt steht die Anforderung, gleichwertige Tätigkeiten nach objektiven Kriterien zu bewerten, unabhängig von der jeweiligen Stellenbezeichnung. Daraus folgt, dass Arbeitgeber nachvollziehbar darlegen müssen, auf welcher Grundlage Gehaltsentscheidungen getroffen werden.
Pflichten für Arbeitgeber im Überblick
Die neue Gesetzeslage verlangt, dass Unternehmen ihre Gehaltsstrukturen systematisch auf mögliche Ungleichheiten überprüfen und diese, falls vorhanden, beheben. Damit soll sichergestellt werden, dass keine strukturellen Benachteiligungen bestehen, die nicht sachlich gerechtfertigt sind.
Folgende Pflichten sind dabei besonders relevant:
· Entgeltanalysen müssen in festgelegten Intervallen durchgeführt werden,
· Gehaltsunterschiede bei vergleichbaren Aufgaben sind zu identifizieren und zu dokumentieren,
· Bewertungsmaßstäbe für Vergütung müssen transparent gemacht werden,
· Unternehmen ab 250 Beschäftigten sind verpflichtet, regelmäßig standardisierte Berichte zu erstellen.
Die operative Verantwortung liegt in der Regel bei HR-Abteilungen, die sowohl die Datenbasis aufbereiten als auch die Prozesse dokumentieren müssen. Führungskräfte sind hingegen in der Pflicht, die daraus abgeleiteten Entscheidungen konsistent und nachvollziehbar zu vertreten.
Herausforderungen bei der Umsetzung im betrieblichen Alltag
In vielen Organisationen basiert die Entgeltpraxis auf historisch gewachsenen Entscheidungen, die bisher kaum systematisch überprüft wurden. Besonders dort, wo Gehälter individuell ausgehandelt oder situativ festgelegt wurden, fehlen verbindliche Kriterien, um diese Entscheidungen nachvollziehbar zu begründen. Eine nachträgliche Bewertung wird dadurch erschwert.
Mit steigendem Anspruch an Transparenz entstehen häufig interne Diskussionen. Mitarbeitende ziehen Vergleiche, obwohl keine einheitlichen Bewertungsmaßstäbe vorliegen. Ohne vorbereitete Strukturen besteht die Gefahr, dass diese Entwicklungen zu Misstrauen oder Unzufriedenheit innerhalb des Teams führen.
Strategien zur strukturierten Umsetzung
Um die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig umzusetzen, empfiehlt sich ein mehrstufiges Vorgehen, das sowohl die Datenqualität als auch die internen Bewertungsmaßstäbe berücksichtigt:
· Erhebung und Prüfung der Gehaltsdaten, inklusive Tätigkeitsbeschreibungen, Erfahrungsstufen und Verantwortungsspannen.
· Festlegung objektiver Kriterien, anhand derer Tätigkeiten bewertet und in Gehaltsbänder eingeordnet werden können.
· Analyse potenzieller Ungleichgewichte, etwa durch geschlechtsspezifische Vergleiche oder Querschnittsanalysen innerhalb von Tätigkeitsgruppen.
· Einführung strukturierter Vergütungsmodelle, die nachvollziehbar darlegen, wie sich Gehälter zusammensetzen und entwickeln können.
· Aufbau eines regelmäßigen Monitorings, das Veränderungen dokumentiert und langfristig für Konsistenz sorgt.
Digitale Unterstützung
Digitale Lösungen können maßgeblich dazu beitragen, die mit dem Gesetz verbundenen Anforderungen effizient und belastbar umzusetzen. Typischerweise sind 2 Kategorien von Software-Lösungen relevant:
1. Marktgehaltsdatenbanken
Der Zugriff auf externe Vergütungsdatenbanken unterstützt dabei, bestehende Gehaltsstrukturen zu bewerten, Gehälter an Branchenstandards oder Trends auszurichten und somit eine faire und wettbewerbsfähige Vergütung sicherzustellen. Analytische, punktebasierte Stellenbewertungen ermöglichen aussagefähige Gehaltsvergleiche mit Marktdaten. Bei der Auswahl des passenden Anbieters sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:
· Punktebasierte analytische Stellenbewertung: Die Marktgehaltsdaten sollten auf einer in die eigenen Grades übersetzbaren Leveling-Methodologie beruhen. Frei verfügbare Daten oder Gehaltsstudien leisten dies meist nicht.
· Erhebungsmethode und Auswertung: Club-Benchmarks, HR-Systeme, Daten von Arbeitnehmern. Alle Erhebungsmethoden weisen Vor- und Nachteile auf. Meist sind die Daten über (KI-gestützte) Regressionsmodelle online abrufbar.
2. Tools zur Vergütungsstruktur-, Lohngleichheitsanalyse und Reporting
Für die systematische Auswertung großer Datenmengen oder bei der Erstellung standardisierter Berichte ist auf eine geeignete Lohnsoftware zu achten. Praktischen Nutzen bei der Umsetzung des Entgelttransparenzgesetzes haben dabei folgende Funktionen:
· Analyse von Entgeltdaten: Erkennen von Lohnunterschieden nach Geschlecht, Standort oder Funktion.
· Automatisierte Berichtserstellung: Erstellung gesetzeskonformer Reports für Behörden oder interne Zwecke.
· Revisionssichere Dokumentation: Nachvollziehbarkeit von Gehaltsentscheidungen über längere Zeiträume.
· Rollen- und Rechtemanagement: Schutz sensibler Daten und kontrollierter Zugriff auf Vergütungsdaten.
Transparente Vergütung als Bestandteil der Unternehmenspraxis
Eine nachvollziehbare Entlohnung stärkt das Vertrauen innerhalb der Belegschaft und wirkt positiv auf externe Bewerbende. Eine transparente Vergütungspraxis wird zunehmend als Zeichen von Fairness und Verlässlichkeit wahrgenommen, was insbesondere im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte von Bedeutung ist.
Gleichzeitig lässt sich das Risiko interner Unzufriedenheit verringern, wenn Gehaltsentscheidungen nachvollziehbar und auf klaren Kriterien basieren. Unternehmen, die Transparenz aktiv gestalten, positionieren sich als verantwortungsbewusste und moderne Arbeitgeber.
Empfehlungen für den Einstieg
Auch wenn die rechtliche Verpflichtung erst ab Mitte 2026 gilt, bietet ein früher Einstieg in die Vorbereitung klare Vorteile. Eine rechtzeitige Datenerhebung, die Definition objektiver Bewertungskriterien und erste interne Analysen bilden das Fundament für eine spätere Umsetzung ohne operative Hürden.
Sinnvoll ist es, interne Gremien wie den Betriebsrat frühzeitig einzubeziehen. Parallel dazu sollten geeignete Softwarelösungen geprüft werden, die sich technisch in die bestehende Systemlandschaft einfügen. Auf diese Weise entsteht schrittweise ein tragfähiges System, das sowohl den gesetzlichen Anforderungen entspricht als auch in der täglichen Unternehmenspraxis funktioniert.
